Langkah langkah persiapan sebuah event

                                                                             

Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event bisa berjalan dengan satu orang individu. EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang memiliki permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu event skala besar atau kecil.

Dalam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu :

1. Pra Produksi (Planning)

Merupakan bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. Pra produksi beres dan bagus, maka produksi akan semakin ringan. Jika masih ada permasalahan yang belum beres akan mengganggu jalannya produksi. Tidak ada kesuksesan tanpa perencanaan dan persiapan. Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal.

Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :

- Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep

- Pembentukan tim dan pembagian kerja/tugas masing-masing

- Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain

- Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi, target pasar, audience dan lain-lain.

- Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event

- Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain-lain

- Dan lain-lain

2. Produksi ( Excecution)

Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. Koordinasi antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang direncanakan dalam Pra produksi seringkali berbeda dengan apa yang dihadapi. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Sehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO kita, klien maupun audience).

Bekerja di dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase, tempat memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian orang tersebut membeli.

Banyak pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain yang notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita. Penilaian baik tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar event atau dalam tahap eksekusi. Ketika terlihat EO bekerja rapi, event berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk mendapatkan proyek event lainnya akan datang dengan sendirinya.

Keberhasilan event ini bisa saja diukur dari :

- Kesiapan semua talent dan pengisi acara

- Kesiapan perlengkapan dan property penunjang

- Kesiapan pengamanan dan keamanan

- Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew, runner, sound engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang lain.

- Running event digelar sesuai rundown

- Respon audience dan atau impact yang didapat

- Sesuaikah dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan

- Dan lain-lain

3. Pasca Produksi (Reporting)

Tahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggungjawabkan pekerjaannya secara tertulis. Pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab EO dilaporkan kepada klien/pemberi kerja atau pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasi dan dilengkapi dokumentasi, apapun dan bagaimanapun sebuah event itu berjalan, apakah sukses atau gagal tetap harus dipertanggungjawabkan.

Aktivitas dalam fase ini bisa saja meliputi :

- Evaluasi event

- Penyusunan laporan

- Pengajuan invoice

sumber : dari berbagai sumber

Event Organizer

Event organizer adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara. Meski bisa dialih bahasakan, namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan. Atau untuk mudahnya disebut EO.
Pada dasarnya, tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.

Jenis-jenis EO:

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:

* One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
* MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
* Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
* Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
* Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
* Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.

From Wikipedia

Event Management

Manajemen acara adalah bahwa penerapan manajemen proyek untuk penciptaan dan pengembangan kegiatan berskala besar seperti festival, konferensi, upacara, pesta formal, konser, atau konvensi. Ini mencakup belajar keseluruhan, khas penonton, membuat acara berpikir, merancang penyediaan dan koordinatif aspek teknis sebelum benar-benar meluncurkan acara. [1]
Proses {merancang | merancang | datang dengan} dan mengkoordinasi acara ini kadang-kadang diucapkan sebagai acara perencanaan dan penganggaran dapat mewujudkan, penjadwalan, pilihan venue, izin usaha yang diperlukan, transportasi koordinatif dan parkir, menulis untuk speaker atau penghibur , menyusun ornamen, keamanan acara, bidang pekerjaan dan darurat rencana.
Peristiwa perdagangan saat ini meliputi peristiwa dari semua ukuran dari kontes atletik semua jalan ke konferensi bisnis sarapan. beberapa industri, organisasi amal, dan tim bunga menggelar acara sehingga untuk mempromosikan diri mereka sendiri, membangun hubungan bisnis, mendapatkan uang tunai atau merayakan prestasi.

Tips buat Stage Crew

• Hindari sepatu kets bertali.. kalau bisa sepatu yang tanpa tali karena hal ini kadang bisa mengganggu (kalo tali nya lepas nyangkut di tangga, trus gedebuk!, jatuh di atas panggung..FLOP!!)
• Biasakan memiliki alat2 standar Stage Crew seperti : lampu senter, tespen, ballpoint, cutter, SOP tools seperti tang, kawat dll bisa disiapkan di trunk di backstage.
• Sebisanya memiliki pengetahuan pengoperasian HT, sukur sukur ngerti teknik Clonning HT, supaya bisa mandiri di backstage, gak selalu minta tolong orang untuk pindah2 channel, ngatur volume dll..

For All Backstager:
Biasakan / membayangkan bahwa kita hidup dipanggung, depan kita adalah audience dan belakang kita adalah No Trespassing Area!!

Dengan ini kita sebagai orang yang hidup dipanggung selalu menyebut KANAN adalah KIRI dan KIRI adalah KANAN..

hal ini harus disepakati dengan baik.. karena dalam menentukan side, memberikan perintah, seorang SHow dee yang posisi nya berhadapan dgn stage crew akan menyebut kanan dgn kiri dan kiri dengan kanan, Stage crew tidak akan bingung karena memang untuk ANDA yang dibelakang panggung arah kanan dan kiri sudah terbalik..

Hal lain:
biasakan menganggap bahwa Stage adalah rumah kita, sehingga kita akan treat seperti rumah kita sendiri.. siapa yang mau naik panggung kita harus tahu, panggung tidak boleh kotor, semua harus teratur di atas panggung.. Panggung adalah terlarang untuk orang yang tidak dikenal.. yang tidak ada urusan dgn panggung selalu kita awasi dgn baik,,cause the stage was our vehicle to get success..

Tugas untuk show director

yang pasti show director harus tahu maksud dan tujuan acara untuk apa, penjelasan ini bisa didapetin dari EO yang meng hire atau dari Client nya langsung. Show dee harus menjiwai peran nya, dengan mengetahui maksud dan tujuan acara berarti selanjutnya kita bisa membuat batasan-batasan mana yang perlu dan mana yang tidak, mana yang pantas dan mana yang tidak, yang sesuai dan tidak sesuai, ditambah selera atau rasa sebagai Show Dee. bayangkan event sedang berjalan, bayangkan musik dan pergerakan orang diatas panggung, bayangkan juga kesalahan yang bisa timbul.

Untuk membuat rundown script harus detail, walaupun acara nya kecil. kolom nya terdiri dari Nomor (No), Time & Duration (waktu eksekusi dan durasi nya), Activities (urutan muncul performer di panggung), Description (penjelasan detail mekanisme performer di panggung), Involve (siapa saja yg terlibat di sequence), Light (seperti apa lghting nya pada sequence tsb), Sound (seperti apa audio system nya),Video (seperti apa video di sequence ybs), terakhir kolom Remarks atau Note, catatan untuk sequence ybs.

Job Des Show Dee:

1. Perancang Acara
2. Yang membuat urutan sequence acara sesuai dengan keperluan nya
3. Mengepalai Stage Management
4. Show Dee dibantu oleh Stage Manager dan beberapoa orang Stage Screw
5. Memberikan perintah atau Cue kepada Stage manager dan Crew
6. Show Dee adalah person yang paling InCharge dalam sebuah acara jadi semua failitas acara mulai dari panggung, lighting, sound, video, property lainnya yang berkaitan dengan konsep acara di atur oleh Show Director
7. Stage Manager adalah wakil Show Driector diatas panggung, yang mengatur Rehearsal, GR, memberikan brief teknis kepada Stage Crew dll.
8. Show Director sesuai nama nya, adalah yang men Direct sebuah Show.
9. Sebaiknya Show Director bertemu dulu dengan produser atau client untuk mendapatkan sebanyak mungkin masukan, keinginan dan hal2 yang tidak di inginkan client.
10. Datanglah ke lokasi acara sebelum orang lain hadir disitu.
11. Disiplin waktu dan management diri, jangan sampe kurang istirahat, sering2 berdiskusi dengan client dan stage manager.
12. Lakukan Rehearsal sebaik mungkin, setelah itu lakukan GR (General Rehearsal) yang sama dengan acara.

untuk beberapa sequence yang melibatkan pejabat atau client (direktur perusahaan) dll, Show Dee harus ber inisiatif berbicara dengan para pejabat ini untuk lebih memudahkan dalam pengelolaan jalannya acara, stage manager ikut mendampingi ngobrol2 ini..dengan ngobrol2 dgn pejabat yang akan tampil ini kita dapat menarik beberapa manfaat seperti : kita bisa tahu tinggi badan pejabat ybs sehingga kita bisa set mic podum setinggi badannya, kita bisa tahu apakah beliau silau atau tidak kena lampu follow spot dan kita bisa redupkan sedikit, kita bisa tahu materi speech apakah selembar kertas atau sebuah note book sehingga kita antisipasi penunjang nya di podium, pakah tulisannya terlalu kecil.. Show dee juga sangat diharapkan memberikan suggest seperti busana yang akan dipergunakan, tempat duduk beliau agar tidak terlalu jauh dgn podium, naik keatas panggung lewat tangga sebelah mana dll dll..

manfaat lain adalah Pejabat ini yang barangkali direktur perusahaan yang punya acara akan menjadi kenal dengan kita, merasa terlayani dgn baik, bisa menghilangkan nervous nya beliau.. kalo beliau suka, pasti next time beliau akan memilih kita menjadi show dee nya lagi..gituh kan?

Tips buat stage manager

• bagi lah team stage crew menjadi 2 bagian kiri dan kanan..
• untuk event yang banyak content nya seperti festival, awarding..bisa membuat aturan pintu masuk dan keluar..misalnya pintu kiri untuk onstage dan pintu kanan untuk offstage..
• untuk hal2 lain seperti Micing Crew, Props Crew, di bagi dalam tugas tersendiri di belakang panggung, bertanggung jawab untuk menyiapkan perlengkapan seperti piala2, piagam, hadiah simbolis doorprize..dll.

sehingga stage crew bekerja lebih efektif ya..

tips-tips suksesnya sebuah acara

1. Jangan memberikan client kita alat komunikasi yang langsung link dgn stage management team, it will be disaster!! tawarkan kepada client untuk standby di samping show director..is enough. Apabila ada catatan2 dalam jalannya acara client bisa bicara langsung dgn show dee di FOH.. selanjutnya Show Dee yang akan memberikan tugas kepada tim..
2. Dalam meng eksekusi acara siapkan 1 orang MC's reminder di backstage yang berguna untuk selalu mengingatkan MC sebelum onstage (base on cue card).. biasanya stage manager lah yang menjalankan fungsi ini..
3. Jangan pernah membebankan perintah mengeksekusi sebuah cue special effects kepada operator nya langsung, salah satu kru mendampingi operator sebelum sequence nya masuk dan memberikan aba-aba kpd operator (aba harus jelas misalnya mencolek, menepuk atau bahkan langsung menekan tombol SFX)..
4. Buatlah stage note sebagai petunjuk bantuan untuk seluruh talent yang perform. Stage Note adalah sebuah catatan diatas panggung dengan selembar kerta dan tulisan spidol, yang menjelaskan secara singkat "nama acara", "thanks to..", "maximum duration", "daftar tamu VIP yg harus disapa"..dll dll, jgn lupa jelaskan kepada seluruh performer bahwa di atas panggung terdapat Stage Note yang bisa di baca untuk penyebutan sesuatu..
5. Stage Plot, adalah tanda2 kecil di atas panggung untuk marking / menandai titik tempat suatu barang yang sudah disetujui oleh Show Director.. bukan hanya itu, kita juga harus menandai titik yang gelap (umunya belakang panggung gelap)..terutama tangga naik, buatlah tanda arrows bertulisan "onstage" di pintu masuk panggung dan arrows bertulisan "offstage" di pintu keluar panggung.. tandai anak tangga dgn lakban putih agar terlihat pada saat gelap (menandai dengan lakban kertas kurang terlihat).. yang bagus pake double tape yang tidak di kupas salah satu sisi nya.. apabila perlu pasanglah sebuah lampu Neon UV di sekitar belakang panggung agar tanda2 tersebut menjadi jelas waktu gelap..
6. Tips untuk show director...kuasai rundown sebaik mungkin, dan usahakan hafal diluar kepala, minimal urutan nya aja..jangan lupa Show Director harus mengerti alasan apa yang membuat sebuah sequence harus di lakukan seperti itu..(hasil brain storming dengan client).. apabila rundown sudah disetujui, silahkan buat rundown dgn cara kita sendiri yang bisa disepakati oleh tim.. agar kita lebih mudah mengingat, dan jgn lupa kalo kita sendiri yang mengetik sebuah rundown maka secara otomatis kita akan mengingat urutan acara secara baik..
7. Communication, biasa kan pergunakan HT / Clearcomm secara efektif, porsi terbanyak dalam memberikan cue di HT ada di show Dee, selama tidak ada masalah dalam menjalankan perintah Show Dee tidak perlu menjawab, atau boleh hanya dgn kata2 singkat ("OK", "Clear", "No Problem"), gunanya adalah untuk kita lebih konsen terhadap jalan nya acara dan menghemat penggunaan battery HT.. hal ini efektif pada saat2 krusial seperti menjelang Opening Sequence, Menjelang Launch Procession..dll
8. No Cellular!!, Handphone bisa mengganggu jalan nya acara, kalo nyala disekitar Mics bisa membuat gangguan suara pada saat Hp tsb aktif.. kalo di FOH control bisa mengganggu konsentrasi, dan sinyal bisa mengganggu electronic device.. use it wisely..