Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event bisa berjalan dengan satu orang individu.
EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang memiliki permasalahan kompleks
dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama.
Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu event skala besar atau
kecil.
Dalam menghadapi sebuah event,
umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu :
- Pra Produksi (Planning)
Merupakan
bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. Pra produksi
beres dan bagus, maka produksi akan semakin ringan. Jika masih ada permasalahan
yang belum beres akan mengganggu jalannya produksi. Tidak ada kesuksesan tanpa
perencanaan dan persiapan. Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada
persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat
diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk
teamwork plus tugas masing-masing personal.
Tahapan dalam
fase ini bisa saja terdiri dari :
- Menerjemahkan ide menjadi sebuah
konsep
- Pembentukan tim dan pembagian
kerja/tugas masing-masing
- Penyusunan konsep kreatif,
budgeting, rundown, talent, artistik & desain
- Penentuan/survey/observasi
tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi, target
pasar, audience dan lain-lain.
- Produksi material promosi,
publikasi, dan sosialisasi event
- Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan,
tempat, ticketing dan lain-lain
- Dan lain-lain
- Produksi ( Excecution)
Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO
akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. Koordinasi antar bagian harus
benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada
Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang
direncanakan dalam Pra produksi seringkali berbeda dengan apa yang dihadapi.
Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Sehingga
membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi. Selesaikan
dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut
teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien
untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang
cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO kita, klien maupun audience).
Bekerja di
dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase,
tempat memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian orang
tersebut membeli.
Banyak pemilik
produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain yang
notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita.
Penilaian baik tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar
event atau dalam tahap eksekusi. Ketika terlihat EO bekerja rapi, event
berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk mendapatkan proyek event lainnya
akan datang dengan sendirinya.
Keberhasilan
event ini bisa saja diukur dari :
- Kesiapan semua talent dan pengisi
acara
- Kesiapan perlengkapan dan property
penunjang
- Kesiapan pengamanan dan keamanan
- Kesiapan semua kru, seperti : show
director, stage manager, stage crew, runner, sound engineer, ligthingman dan
bagian-bagian yang lain.
- Running event digelar sesuai rundown
- Respon audience dan atau impact yang
didapat
- Sesuaikah dengan tujuan dan target
yang telah ditetapkan
- Dan lain-lain
- Pasca Produksi (Reporting)
Tahap ini adalah tahap dimana EO
mempertanggungjawabkan pekerjaannya secara tertulis. Pekerjaan apa saja yang
menjadi tanggung jawab EO dilaporkan kepada klien/pemberi kerja atau
pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasi dan dilengkapi dokumentasi,
apapun dan bagaimanapun sebuah event itu berjalan, apakah sukses atau gagal tetap
harus dipertanggungjawabkan.
Aktivitas dalam fase ini bisa saja
meliputi :
- Evaluasi event
- Penyusunan laporan
- Pengajuan invoice
sumber :
dari berbagai sumber
No comments:
Post a Comment