Langkah langkah persiapan sebuah event

                                                                             

Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event bisa berjalan dengan satu orang individu. EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang memiliki permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu event skala besar atau kecil.

Dalam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu :

1. Pra Produksi (Planning)

Merupakan bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. Pra produksi beres dan bagus, maka produksi akan semakin ringan. Jika masih ada permasalahan yang belum beres akan mengganggu jalannya produksi. Tidak ada kesuksesan tanpa perencanaan dan persiapan. Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal.

Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :

- Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep

- Pembentukan tim dan pembagian kerja/tugas masing-masing

- Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain

- Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi, target pasar, audience dan lain-lain.

- Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event

- Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain-lain

- Dan lain-lain

2. Produksi ( Excecution)

Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. Koordinasi antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang direncanakan dalam Pra produksi seringkali berbeda dengan apa yang dihadapi. Karena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Sehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi. Selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO kita, klien maupun audience).

Bekerja di dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase, tempat memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian orang tersebut membeli.

Banyak pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain yang notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita. Penilaian baik tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar event atau dalam tahap eksekusi. Ketika terlihat EO bekerja rapi, event berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk mendapatkan proyek event lainnya akan datang dengan sendirinya.

Keberhasilan event ini bisa saja diukur dari :

- Kesiapan semua talent dan pengisi acara

- Kesiapan perlengkapan dan property penunjang

- Kesiapan pengamanan dan keamanan

- Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew, runner, sound engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang lain.

- Running event digelar sesuai rundown

- Respon audience dan atau impact yang didapat

- Sesuaikah dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan

- Dan lain-lain

3. Pasca Produksi (Reporting)

Tahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggungjawabkan pekerjaannya secara tertulis. Pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab EO dilaporkan kepada klien/pemberi kerja atau pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasi dan dilengkapi dokumentasi, apapun dan bagaimanapun sebuah event itu berjalan, apakah sukses atau gagal tetap harus dipertanggungjawabkan.

Aktivitas dalam fase ini bisa saja meliputi :

- Evaluasi event

- Penyusunan laporan

- Pengajuan invoice

sumber : dari berbagai sumber

tips-tips suksesnya sebuah acara

1. Jangan memberikan client kita alat komunikasi yang langsung link dgn stage management team, it will be disaster!! tawarkan kepada client untuk standby di samping show director..is enough. Apabila ada catatan2 dalam jalannya acara client bisa bicara langsung dgn show dee di FOH.. selanjutnya Show Dee yang akan memberikan tugas kepada tim..
2. Dalam meng eksekusi acara siapkan 1 orang MC's reminder di backstage yang berguna untuk selalu mengingatkan MC sebelum onstage (base on cue card).. biasanya stage manager lah yang menjalankan fungsi ini..
3. Jangan pernah membebankan perintah mengeksekusi sebuah cue special effects kepada operator nya langsung, salah satu kru mendampingi operator sebelum sequence nya masuk dan memberikan aba-aba kpd operator (aba harus jelas misalnya mencolek, menepuk atau bahkan langsung menekan tombol SFX)..
4. Buatlah stage note sebagai petunjuk bantuan untuk seluruh talent yang perform. Stage Note adalah sebuah catatan diatas panggung dengan selembar kerta dan tulisan spidol, yang menjelaskan secara singkat "nama acara", "thanks to..", "maximum duration", "daftar tamu VIP yg harus disapa"..dll dll, jgn lupa jelaskan kepada seluruh performer bahwa di atas panggung terdapat Stage Note yang bisa di baca untuk penyebutan sesuatu..
5. Stage Plot, adalah tanda2 kecil di atas panggung untuk marking / menandai titik tempat suatu barang yang sudah disetujui oleh Show Director.. bukan hanya itu, kita juga harus menandai titik yang gelap (umunya belakang panggung gelap)..terutama tangga naik, buatlah tanda arrows bertulisan "onstage" di pintu masuk panggung dan arrows bertulisan "offstage" di pintu keluar panggung.. tandai anak tangga dgn lakban putih agar terlihat pada saat gelap (menandai dengan lakban kertas kurang terlihat).. yang bagus pake double tape yang tidak di kupas salah satu sisi nya.. apabila perlu pasanglah sebuah lampu Neon UV di sekitar belakang panggung agar tanda2 tersebut menjadi jelas waktu gelap..
6. Tips untuk show director...kuasai rundown sebaik mungkin, dan usahakan hafal diluar kepala, minimal urutan nya aja..jangan lupa Show Director harus mengerti alasan apa yang membuat sebuah sequence harus di lakukan seperti itu..(hasil brain storming dengan client).. apabila rundown sudah disetujui, silahkan buat rundown dgn cara kita sendiri yang bisa disepakati oleh tim.. agar kita lebih mudah mengingat, dan jgn lupa kalo kita sendiri yang mengetik sebuah rundown maka secara otomatis kita akan mengingat urutan acara secara baik..
7. Communication, biasa kan pergunakan HT / Clearcomm secara efektif, porsi terbanyak dalam memberikan cue di HT ada di show Dee, selama tidak ada masalah dalam menjalankan perintah Show Dee tidak perlu menjawab, atau boleh hanya dgn kata2 singkat ("OK", "Clear", "No Problem"), gunanya adalah untuk kita lebih konsen terhadap jalan nya acara dan menghemat penggunaan battery HT.. hal ini efektif pada saat2 krusial seperti menjelang Opening Sequence, Menjelang Launch Procession..dll
8. No Cellular!!, Handphone bisa mengganggu jalan nya acara, kalo nyala disekitar Mics bisa membuat gangguan suara pada saat Hp tsb aktif.. kalo di FOH control bisa mengganggu konsentrasi, dan sinyal bisa mengganggu electronic device.. use it wisely..